Када је у питању пољопривредна производња вођење евиденција на газдинствима је од велике важности и представља кључ успјеха како у ратарско-повртарској тако и сточарској и воћарској производњи. Међутим, већи број регистрованих прољопривредних произвођача тај посао занемарује, јер им то представља додатну обавезу, док за већа пољопривредна газдинаства овај посао углавном одрађују њихове књиговође.
Довољно је издвојити мало времена бар једном мјесечно, те у књигу евиденција (која може бити и обична свеска или роковник) направити табеле зависно од потреба. А много бољи и ефикаснији начин у савременој пољопривредној производњи, нарочито на газдинствима која се баве већом производњом је електронско вођење података употребом рачунара, таблета и паметних телефона. За који год вид евиденције се одлучили неопходно је податке о пољопривредној производњи и активностима у протеком периоду уносити редовно како би на крају године имали преглед остварене добити или губитака одређене производње. На основу оставрених резултата може се лакше планирати проиводња у наредној сезони или години и ако је било неких грешака у претходној производњи да их на вријеме исправимо како би остварили успјешну производњу.
За вођење евиденције на газдинству потребно је чувати рачуне, изводе, рјешења или другу документацију везано за субвенције, те на крају то све узети у обзир приликом уношења података и ажурирања властитих евиденција.
Значај вођења евиденција на газдинствима представља:
– базу за доношење одлука које се тичу управљања газдинством
– помаже нам да лакше дођемо до информација о трошковима и заради,
– помаже нам како да смањимо трошкове, а повећамо профит,
-олакшава будуће активности у процесу производње,
-добијање података о финансијском успјеху на крају године.
Књига евиденције треба да садржи приходе и расходе за сваку производњу (ратарску, повртарску, сточарску или воћарску), као и опште трошкове газдинства.
За сваку производњу односно биљну културу неопходно је унијети податке о:
– купљеном репроматеријалу и примјењеној количини (сјеме, садни материјал, ђубриво, средства за заштиту биља),
– остали купљени материјал зависно од врсте гајене културе, односно фиксне и варијабилне триошкове
– затим податке о оствареној укупној производњи,
– податке о проданој количини и количини потрошеној на газдинству / домаћинству.
На основу доступних података може се направити и квалитетна калкулација за сваку културу појединачно, те тако имамо детаљан увид о: трошковима, приходима, оствареној бруто маржи, оставреној добити или губитку одређене производње по хектару (грлу).
